Mit der fortschreitenden Digitalisierung und den strengeren Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten ist die Herausgabe von Patientenakten sowohl für medizinische Einrichtungen als auch für Patientinnen und Patienten zu einem zentralen Thema geworden. Dieser Beitrag bietet eine umfassende Analyse der Vorschriften über die Herausgabe der in Patientenakten enthaltenen Informationen zum Gesundheitszustand. Erläutert wird, welche Daten geschützt sind, wer ein Einsichtsrecht hat, welche Formen und Verfahren der Herausgabe das Recht vorsieht und welche Grundsätze für Entgelte sowie für die Haftung bei einer rechtswidrigen Herausgabe gelten.
1. Schutz von Gesundheitsdaten – Rechtsgrundlagen
1.1. Besondere Kategorien personenbezogener Daten in Patientenakten
Patientenakten enthalten personenbezogene Daten, die zu den besonderen, besonders schutzwürdigen Kategorien personenbezogener Daten gehören.
· DSGVO: Nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO ist die Verarbeitung von Gesundheitsdaten, genetischen und biometrischen Daten sowie von Daten zum Sexualleben oder zur sexuellen Orientierung untersagt, sofern nicht eine der in Art. 9 Abs. 2 DSGVO vorgesehenen Ausnahmen greift.
· Verfassungsrechtlicher Schutz der Privatsphäre: Das Verbot der Verarbeitung besonders schutzwürdiger Daten findet sich auch in Art. 51 der Verfassung der Republik Polen, der den Schutz der Privatsphäre gewährleistet.
1.2. Berufliche Schweigepflicht
Sämtliche in Patientenakten enthaltenen Daten werden zusätzlich durch die berufliche Schweigepflicht geschützt, der Ärztinnen und Ärzte, Pflegefachpersonen sowie Hebammen unterliegen. Sie schützt die Informationen, die Patientinnen und Patienten im Rahmen ihrer Behandlung offenbaren, und stellt sicher, dass diese ausschließlich für medizinische Zwecke verwendet werden.
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2. Berechtigung zur Einsicht in Patientenakten
2.1. Recht der Patientin oder des Patienten
In erster Linie ist die Patientin oder der Patient zur Einsicht in die eigene Patientenakte berechtigt. Dieses Recht gewährleistet den Zugang zu Informationen über den Gesundheitszustand und die erbrachten Gesundheitsleistungen.
· Bevollmächtigung durch die Patientin oder den Patienten: Die Patientin oder der Patient kann mündlich oder schriftlich Personen bevollmächtigen, die Einsicht in die Akte erhalten sollen. Dies ist insbesondere bei Kindern – regelmäßig durch die Eltern – oder bei Personen relevant, die ihre Einwilligung nicht selbst erklären können.
2.2. Weitere berechtigte Stellen
Neben der Patientin oder dem Patienten sind unter anderem folgende Stellen zur Einsicht in Patientenakten berechtigt:
· Leistungserbringer im Gesundheitswesen, soweit dies der Sicherung der Behandlungskontinuität dient.
· Behörden wie der polnische Beauftragte für Patientenrechte, der Nationale Gesundheitsfonds NFZ und die Organe der berufsständischen Selbstverwaltung.
· Gerichte, Staatsanwaltschaften und Kontrollbehörden – im Rahmen von Straf-, Zivil- oder Disziplinarverfahren.
· Versicherungsunternehmen – mit Einwilligung der Patientin oder des Patienten zur Überprüfung des Gesundheitszustands.
Eine von der Patientin oder dem Patienten erteilte Vollmacht zur Einsicht in die Patientenakte erlischt nicht mit dem Tod. Dadurch können nahestehende Personen der verstorbenen Person nach Maßgabe der gesetzlichen Vorschriften Zugang erhalten.
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3. Form und Verfahren der Herausgabe von Patientenakten
3.1. Unmittelbarer und elektronischer Zugang
Patientenakten können wie folgt zugänglich gemacht werden:
· Vor Ort – in der Einrichtung, in der die Gesundheitsleistungen erbracht werden; dabei kann die Patientin, der Patient oder eine bevollmächtigte Person Notizen oder Fotos anfertigen.
· In Papierform – als Auszug, Abschrift, Kopie oder Ausdruck.
· Elektronisch – über elektronische Kommunikationsmittel, beispielsweise per E-Mail oder über das polnische Online-Patientenkonto (IKP), das einen schnellen und bequemen Zugriff auf die Unterlagen ermöglicht.
3.2. Digitale Reproduktion (Scan)
Moderne Lösungen ermöglichen zudem die Übermittlung der Dokumentation als digitaler Scan, der das Original getreu wiedergibt. Diese Form ist
besonders bei Unterlagen hilfreich, die schnell bereitgestellt werden müssen, ohne die Integrität und Authentizität der Daten zu beeinträchtigen.
3.3. Grundsatz „unverzüglich“
Nach den gesetzlichen Vorgaben sind Patientenakten unverzüglich herauszugeben. Dies ist für die Kontinuität der Behandlung und den Schutz der Gesundheit der Patientin oder des Patienten von wesentlicher Bedeutung. Verzögerungen aufgrund unzureichender organisatorischer Vorkehrungen der medizinischen Einrichtung können Schäden verursachen; die Pflicht wird daher streng durchgesetzt.
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4. Entgelte für die Herausgabe von Patientenakten
4.1. Unentgeltliche erste Kopie
Nach der DSGVO hat die Patientin oder der Patient Anspruch auf eine unentgeltliche erste Kopie der eigenen personenbezogenen Daten; hierzu gehören auch Patientenakten.
· Erste Kopie unentgeltlich – dadurch entstehen der Patientin oder dem Patienten für den Zugang zu den grundlegenden eigenen Informationen keine Kosten.
4.2. Entgelte für weitere Ausfertigungen
Für jede weitere Kopie, Abschrift oder jeden weiteren Ausdruck der Patientenakte darf der Leistungserbringer ein Entgelt verlangen, jedoch nur bis zu den gesetzlich festgelegten Höchstbeträgen.
· Die Entgeltobergrenzen werden als Prozentsatz des Durchschnittsverdienstes festgelegt. Dies schafft einheitliche Maßstäbe und schützt Patientinnen und Patienten vor übermäßigen Kosten.
· Das Entgelt für elektronische Unterlagen entspricht dem für eine herkömmliche Fotokopie; ausgenommen ist die unentgeltliche erste Kopie.
4.3. Sonderfälle
Für die Herausgabe von Unterlagen zu folgenden Zwecken gelten besondere Vorschriften:
· Rentenverfahren – die zuständigen Rentenversicherungsträger haben Anspruch auf unentgeltlichen Zugang.
· Gerichts- und staatsanwaltschaftliche Verfahren – die Herausgabe an Strafverfolgungsbehörden und Gerichte richtet sich nach den gesetzlichen Bestimmungen.
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5. Praktische Aspekte der Herausgabe von Patientenakten
5.1. Register und Verzeichnisse
Leistungserbringer im Gesundheitswesen sind verpflichtet, ein Verzeichnis der herausgegebenen Patientenakten zu führen. Dieses sollte Folgendes enthalten:
· Daten der Patientin oder des Patienten,
· Art der Herausgabe, beispielsweise Kopie, Ausdruck oder elektronische Übermittlung,
· Umfang der herausgegebenen Informationen,
· Daten der Person, welche die Unterlagen herausgegeben hat, sowie das Datum des Vorgangs.
5.2. Verfahren und Sicherheitsmaßnahmen
Geeignete Verfahren müssen insbesondere Folgendes gewährleisten:
· Vertraulichkeit der Daten – technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz vor unbefugtem Zugriff.
· Integrität der Dokumentation – Systeme, die eine Archivierung und schnelle Bereitstellung der Informationen ohne das Risiko einer Veränderung ermöglichen.
5.3. Schulung und Information von Patientinnen und Patienten
Das Personal medizinischer Einrichtungen sollte regelmäßig zu den Vorschriften über die Herausgabe von Patientenakten geschult werden. Auch Patientinnen und Patienten sollten über ihre Rechte, die Möglichkeiten zur Anforderung der Unterlagen und etwaige Entgelte informiert werden.
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6. Verantwortung für die rechtswidrige Herausgabe von Patientenakten
6.1. Verwaltungssanktionen
Ein Verstoß gegen die Regeln zur Herausgabe von Patientenakten, insbesondere gegen die Vorschriften zur Verarbeitung besonders schutzwürdiger Daten, kann nach der DSGVO und dem polnischen Datenschutzgesetz Verwaltungssanktionen nach sich ziehen.
· Geldbußen – sie werden durch den Präsidenten des polnischen Datenschutzamtes UODO im Wege einer Verwaltungsentscheidung festgesetzt und können sich auf mehrere zehntausend PLN belaufen.
6.2. Strafrechtliche Verantwortlichkeit
Die rechtswidrige Weitergabe medizinischer Daten kann außerdem strafrechtliche Folgen haben, darunter Geldstrafe, Freiheitsbeschränkung und in besonders schweren Fällen eine Freiheitsstrafe von bis zu 3 Jahren.
6.3. Verfahren zur Meldung von Datenschutzverletzungen
Leistungserbringer im Gesundheitswesen sind verpflichtet, Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten zu dokumentieren und innerhalb von 72 Stunden nach ihrer Feststellung zu melden. Ein elektronisches Meldesystem ermöglicht eine schnelle Reaktion auf Vorfälle.
Zusammenfassung
Die Herausgabe von Patientenakten ist in Polen durch die DSGVO und das polnische Gesetz über Patientenrechte eng geregelt. Wesentlich sind insbesondere:
· der Schutz besonders schutzwürdiger personenbezogener Daten und die Wahrung der beruflichen Schweigepflicht,
· eine genaue Bestimmung der Einsichtsberechtigten,
· flexible Formen der Bereitstellung – sowohl herkömmlich als auch elektronisch,
· Entgelte innerhalb der gesetzlichen Obergrenzen,
· präzise Verfahren zum Schutz der Dokumentation vor unbefugtem Zugriff.
Eine ordnungsgemäße Umsetzung dieser Grundsätze schützt nicht nur die Rechte der Patientinnen und Patienten, sondern verringert auch das Risiko verwaltungs- und strafrechtlicher Sanktionen. Wenn Sie eine eingehende Beratung oder rechtliche Unterstützung bei der Verarbeitung und Herausgabe von Patientenakten benötigen, unterstützt unsere Kanzlei Sie umfassend. Nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf!
